Construire au-delà de la Bureaucratie

Du papier à l’iPad – une décennie dans la poussière

En 2011, nous avons lancé Finalcad avec une idée simple : utiliser l'iPad pour apporter le digital sur les chantiers. L’iPad est venu remplacer le PC portable : 3 fois moins lourd, batterie plus endurante, caméra intégrée. Au lieu de décrire un problème par écrit, les conducteurs de travaux et maître d'œuvre pouvaient placer des pastilles sur des plans numériques — comme ils l'avaient toujours fait avec un stylo et du papier.

En 10 ans, nous avons digitalisé des dizaines de processus métiers, équipé +100K personnes et économisé +10M d'heures de travail. Ce succès a confirmé une vérité : lorsqu'un processus est structuré et répétitif, la solution tech spécialisée apporte un ROI considérable.

Mais après avoir interviewé plus de 50 professionnels, nous avons fait un constat stupéfiant : malgré tous ces outils digitaux, la paperasse s'était multipliée. Les logiciels conçus pour éliminer le papier en avaient en fait généré davantage — listes exportées pour différentes entreprises, rapports imprimés pour les réunions et le DOE. Nous avions créé des outils digitaux, mais pas des flux de travail numériques.

Le paradoxe Office 365 – incontournable

Dix ans plus tard, malgré des dizaines de solutions innovantes, la suite Microsoft Office règne toujours en maître dans les environnements projet. Word, Excel, Outlook – ce triptyque reste la stack tech par défaut partout dans le monde.

Les professionnels y passent +20 heures par semaine. Non pas parce que c'est le meilleur outil pour la construction, mais parce qu'il offre de la liberté.

La construction est par nature unique. Chaque projet réunit différentes entreprises, dans de nouveaux lieux, sous des contrats spécifiques. Les structures rigides des outils spécialisés échouent à s'adapter à cette réalité ! Chaque document à son format, son contexte, ses contraintes et les aléas qui surviennent font constamment évoluer les modèles. Face à cette complexité, les équipes reviennent à Word ou Excel, quitte à bricoler.

Ce qui persiste s'adapte

Rappelez-vous les innombrables prédictions sur "la mort de l'email". Slack allait le disrupter. Puis WhatsApp. Puis Microsoft Teams. Pourtant, l'email est toujours là, aussi omniprésent qu'avant. Pourquoi ? Parce qu'il s'est adapté et a trouvé sa place dans l'écosystème : l'asynchrone, le formel, l'externe.

Observez comment les plateformes de gestion de projet les plus avancées ont dû intégrer des outils de type document : par exemple, Confluence dans Jira. Ces documents persistent parce qu'ils offrent un espace de liberté que les formulaires structurés ne peuvent pas remplacer.

Ce qui résiste à l'épreuve du temps, ce ne sont pas les interfaces les plus sophistiquées, mais celles qui nous laissent le plus de liberté pour nous adapter.

La liberté de la feuille blanche – forces et limites

Cette liberté a pourtant un coût. 88% des documents Word et des Excel contiennent des erreurs humaines. Sur un projet, une simple faute de frappe peut engendrer des erreurs coûteuses : de métrages faux, des factures oubliées ou des non-conformités non détectées. Ces défis se retrouvent dans tous les secteurs pilotés par projets, de l'ingénierie à l'événementiel.

La productivité individuelle en prend un coup : mise en forme laborieuse, copier-coller répétitifs, documents "patchwork", sans parler des problèmes de collaboration liés aux versions multiples et aux informations qui se périment.

Les suites spécialisées promettent de résoudre ces problèmes, mais leur mise en place exige un effort considérable - ateliers de cadrage, paramétrages, formation des équipes, maintenance des templates - rarement rentables pour des tâches non répétitives. Le naturel revient au galop : on ouvre Word et Excel, on fait "à la main" et on envoie par Outlook.

Les suites bureautiques sont conçues pour un bureau fixe

Microsoft Office a été conçu pour un travail sur un bureau dédié, avec un PC fixe et deux grands écrans, et des workflows standardisés. Mais ce n’est plus notre réalité, où l’on passe du smartphone en déplacement, au laptop dans des environnements variés.

Le ruban surchargé d’Office occupe un espace écran précieux. Les expériences mobiles semblent être des réflexions après coup, tout comme le bouton Copilot. La collaboration inter-entreprises reste fragmentée. Le concept même de "suite" semble déconnecté — nous copions-collons entre des applications qui devraient fonctionner ensemble de manière transparente.

Google Workspace a porté les documents dans le cloud avec une collaboration en temps réel, mais a suivi le même modèle fragmenté. Aucune de ces approches n'a pleinement résolu la tension entre structure et liberté que l'on affronte quotidiennement.

La révolution Notion

Notion a révolutionné l'approche en remplaçant les interfaces surchargées par la commande "/" et en intégrant des bases de données directement dans des documents.

Notion a démocratisé une logique de “Blocs”, qui permet de modifier tout contenu sous différentes formes, pour manipuler les objets en glisser-déposer, au lieu de copier-coller, et de les transformer facilement.

Bien que Notion ait séduit des millions d'utilisateurs, il n'a jamais vraiment pénétré les entreprises orientées projet. Les exports PDF manquent de finition pour la documentation formelle, la collaboration inter-entreprises n’est pas adaptée au réseau complexe des parties prenantes d'un projet, et sa courbe d'apprentissage est abrupte pour ceux qui ne sont pas familiers avec les concepts de bases de données.

Le point d’inflection de l'IA

ChatGPT a transformé notre façon d'interagir avec les logiciels, permettant aux utilisateurs d'exprimer simplement ce qu'ils veulent en langage naturel.

Ce changement de paradigme a inspiré les développeurs à repenser les interfaces. Cursor et des outils similaires ont démontré comment l'IA pouvait transformer la productivité — augmentant les résultats par 4 sans interfaces surchargées.

Désormais, l’IA amène de l’imprévisible, du non-linéaire. Comme le dit le fondateur de Linear « Sans cadre, la fonction se perd. Une IA sans limites, c’est comme une rivière sans berges : puissante mais sans direction. Les designers doivent construire ces berges pour donner une forme au potentiel de l’IA ».​

Ces évolutions nous invitent à repenser les interfaces pour combiner structure et contexte afin d’orienter l’IA d’une part, souplesse et liberté pour laisser l’humain explorer d’autre part.

Partir d'une page blanche

Chez there.do, nous adoptons une approche fondamentalement différente. Au lieu de commencer par des structures et des formulaires rigides, nous partons de la liberté de la feuille blanche et ajoutons de la structure uniquement là où elle crée de la valeur.

Nous unifions note personnelle, document formel et email en un seul espace de travail. Nos blocs sont spécifiques aux besoins des industries project-based – bloc réunion, bloc avancement, bloc tâches – apportant données structurées et mise en page élégante sans jamais quitter le flow naturel de rédaction.

L'IA y jouera un rôle de copilote discret mais puissant : elle pourra suggérer la création de blocs appropriés, pré-remplir automatiquement certains champs et enrichir le contenu en allant chercher des données pertinentes. L'IA augmentera le bloc, mais l'humain gardera le contrôle.

Écrire et communiquer sans friction

Aujourd’hui, entre nos outils de production de contenu et nos canaux de communication, la rupture est totale. On rédige un rapport dans Word, on le transforme en PDF, on ouvre Outlook pour le diffuser, et le destinataire l’ouvre dans son navigateur… Pure friction !

Notre vision : un contenu unique doit pouvoir glisser sans couture d'une note interne à un document final et à un email. Dans there.do, on peut commencer un brouillon personnel, le partager en interne en le formalisant, puis le diffuser au client avec un format soigné – le tout sans changer de contexte ni exporter de fichiers.

L'IA aide à chaque étape : reformulation du style, amélioration de la mise en forme, traduction instantanée, génération du mail d'accompagnement. Rédiger et partager devient une extension fluide de la prise de notes.

Au-delà du clavier – Verba manent, machina scribit

La transcription vocale transforme les visites de chantier ou les réunions de projet en notes structurées. Le genAI convertit des documents volumineux en briefings ciblés. Le dicton latin "verba volant, scripta manent" (les paroles s'envolent, les écrits restent) est remplacé par une nouvelle réalité : "verba manent, machina scribit" (les paroles restent, les machines les écrivent).

Pour la consommation, le destinataire a soit un document élégant optimisé pour mobile, soit un PDF clean en pièce jointe. Le destinataire profite également de l'IA pour une expérience enrichie, consommant le document selon ses besoins spécifiques et là où il se trouve.

Par exemple, on un décideur en déplacement a besoin d’écouter un brief sur les points clés en 3 minutes avec son smartphone, un expert à besoin d’un résumé sur la partie qui le concerne pour donner son avis, un chef de projet aura besoin d’une version visuelle en slide du document.

L'établi digital augmenté – repenser nos interfaces

Nous créons un "établi numérique" – un environnement unifié où tous vos outils existent en un seul endroit. Comme l'établi d'un artisan, il fournit l'organisation et le contexte nécessaires pour travailler efficacement.

Pensez à la façon dont les corps de métier opèrent sur un chantier. Plombiers, peintres, menuisiers, carreleurs, électriciens, maçon — chacun a méticuleusement assemblé sa boîte à outils personnelle au fil des années d'expérience. Ce ne sont pas des collections aléatoires ; ce sont des sets d'outils soigneusement sélectionnés qui permettent une performance optimale dans n'importe quelle situation. Chaque professionnel sait exactement où se trouve chaque outil et peut le saisir sans réfléchir.

Les environnements de travail projet ne sont pas des bureaux avec des ordinateurs fixes et deux grands écrans. Ils sont dynamiques, souvent mobiles et multi-contextes. Vos outils digitaux doivent s'adapter à cette réalité.

Sur cet établi, les outils deviennent des agents IA qui nous assistent au quotidien. L'IA existe pour augmenter vos capacités, non pour remplacer votre jugement. Avec le bon contexte de travail, elle devient un véritable coéquipier.

Des systèmes d'agents, pas d'enregistrements

Les systèmes traditionnels comme les GED, ERP et CRM ne disparaîtront pas, mais ils vont fondamentalement se transformer. Au lieu que les humains structurent leurs pensées pour ces systèmes, des agents IA serviront de pont – traduisant les intentions humaines en données structurées sans forcer les gens à remplir des formulaires fastidieux.

Ces systèmes deviendront progressivement une infrastructure invisible — comme l'électricité qui alimente tout mais reste invisible. Les humains resteront dans leur environnement de liberté et de créativité, tandis que les agents géreront la charge administrative en arrière-plan.

Concrètement, cela veut dire quoi ? un chef de projet événementiel qui note un changement de timing, ou un ingénieur qui documente une décision technique, there.do pourrait déclencher un agent qui va enregistrer cette info dans le formulaire de l’application dédiée – comme le ferait un assistant à qui vous déléguez la tâche.

Si j’envoie un mail de commande à un fournisseur depuis there.do, l’agent pourra loger le mail et la commande dans le CRM ou l’outil d’achat de l’entreprise. L’humain n’a plus à jongler entre l’espace de travail libre et le système rigide : l’IA s’en charge en coulisse. 

Notre rôle, en tant que product builders, est de faire en sorte que cela se passe de façon transparente, fiable, avec validation humaine quand c’est critique. L’IA ne décide pas à la place de l’utilisateur ; elle exécute, sous supervision, les tâches d’interface avec les systèmes structurés. 

C’est un changement de paradigme : avant, on demandait à l’humain d’être l’interface (il remplit la base de données manuellement) ; maintenant, l’humain restera focalisé sur ce qu’il veut accomplir, et l’agent traduira ces intentions dans les systèmes sous-jacents.

Construire l'établi pour ceux qui façonnent le monde

Nous observons que la transformation digitale de la construction a progressé par itérations successives : beaucoup d'essais, beaucoup d'erreurs, pour peu de changements durables (la preuve, Office reste dominant). Nous entrons maintenant dans une nouvelle ère où tout est à réinventer en matière d'outils de productivité.

Chez there.do, nous nous lançons dans cette aventure avec ambition et humilité. ​Nous nous inspirons de Linear, Notion et ChatGPT, mais nous construisons quelque chose qui parle directement à l'âme du travailleur pour l’acte de construire.

Notre mission : améliorer radicalement la façon dont les professionnels travaillent, ancrés dans la suite bureautique. Nous voulons que les ingénieurs se concentrent sur la résolution de problèmes techniques plutôt que sur la mise en page d'un rapport. Nous voulons que les données circulent de manière fluide et sécurisée là où il faut, quand il faut.

Nous partageons une vision qui évolue au contact de tous ceux qui, comme nous, veulent changer la façon de construire. Vos insights, idées et critiques façonneront une solution à impact réel sur le terrain. Le chemin est exigeant, mais « on ne lâche rien ». Pas à pas, bloc par bloc, nous donnons vie à cette nouvelle génération de documents.