GED

GED : ce que le MOE doit savoir sur cet outil pour ne pas laisser circuler des plans non visés sur le chantier — et perdre la traçabilité contractuelle de ses validations

L'entreprise travaille sur la version B d'un plan. La GED contient la version C visée. En chantier, le compagnon a imprimé la version B depuis son téléphone. Trois semaines de travaux sur la mauvaise version. La GED n'est pas un outil informatique parmi d'autres — c'est la source de vérité documentaire du chantier.

1. Définition métier + erreur fréquente

La Gestion Électronique des Documents (GED) est la plateforme numérique centralisée utilisée pour déposer, diffuser, indexer, viser et archiver tous les documents d'un chantier : plans d'exécution, fiches techniques, notes de calcul, documents BC, CR, tableaux de suivi. Dans les chantiers tertiaires d'envergure, la GED remplace le plan papier et la boîte à plan : c'est le référentiel unique.

Dans ce CR, la GED utilisée est IODE. Elle intègre un circuit de visa structuré (dépôt → visa MOE → visa BC → diffusion), une grille de codification des documents, une liste des intervenants avec accès, et un suivi des émissions. Le CR liste les actions de mise en place : "système GED mis en place 2 semaines après désignation", "formation GED organisée le 02/04", "principe de diffusion confirmé : uniquement informatique pour le BC".

Beaucoup pensent que la GED est un simple outil de stockage de fichiers — en réalité, dans les marchés tertiaires modernes, le circuit de visa dans la GED a une valeur contractuelle : un document non visé dans la GED n'est pas autorisé à être mis en œuvre, et un visa dans la GED constitue une preuve datée et traçable de la validation du MOE et du BC.

2. Contexte d'apparition

Dans un compte rendu de chantier tertiaire — section "Diffusion des documents et suivi des émissions et de VISA", avec les règles de fonctionnement, la codification des documents et le suivi du circuit visa. Elle peut aussi apparaître dans les annexes. Dans ce CR :

"Le système GED sera mis en place au plus tard 2 semaines après désignation"
"La grille de circuit visa MOE pour validation / Le principe de codification des études EXE"
"Pour le bureau de contrôle, diffusion uniquement informatique et retranscrire les avis du BC sous IODE"

3. Comment lire cette mention dans le CR

Si vous lisez "circuit visa GED" → vérifiez que tous les intervenants concernés ont bien accès à la GED et ont été formés. Un visa émis par un acteur qui n'a pas accès n'entre pas dans le circuit officiel.

Si vous lisez "suivi IODE – diffusion études EXE et suivi visas" → c'est l'annexe de référence pour l'état des visas. Consultez-la avant chaque réunion.

Si un document est diffusé par mail ou papier en dehors de la GED → c'est une anomalie. Demandez le dépôt dans la GED avant utilisation sur le chantier.

4. Qui fait quoi

5. Ce que ça change en pratique

Un MOE qui maîtrise la GED peut produire à tout moment un état exhaustif des documents visés/en attente/refusés. Un MOE qui laisse coexister des échanges par mail, des plans papier et des dépôts GED partiels crée une incertitude sur la version de référence — et s'expose en réception à ce que l'entreprise argue qu'elle travaillait "selon les dernières instructions reçues".

Scénario d'échec : le BC envoie ses avis par mail sans les déposer dans IODE. Le MOE répercute par mail à l'EG sans mise à jour GED. En réception, il y a contestation sur l'avis du BC pour les portes coupe-feu : la GED ne retrace pas l'avis, le mail est introuvable. Le BC est exposé dans la contestation.

6. Exemple de formulation réelle

"La grille de circuit visa MOE pour validation de notre part — FAIT"

"Pour le bureau de contrôle, diffusion uniquement informatique et retranscrire les avis du BC sous IODE"

7. Points de vigilance

• La GED n'est pas une boîte mail : tout document doit être déposé avec la codification correcte pour être trouvable et traçable.

• Un visa dans la GED doit correspondre à une personne nommée avec date — les accès doivent être nominatifs, pas génériques.

• La formation GED de tous les intervenants est une obligation, pas une option.

• Les avis BC doivent impérativement figurer dans la GED, même si le BC préfère travailler par mail — la retranscription est une obligation du MOE.

• Ne pas confondre "déposé en GED" et "visé en GED" : un document déposé mais non encore visé ne peut pas être mis en œuvre.

8. À ne pas confondre

9. Termes liés

Même phase (études EXE) : VISA · Circuit de validation électronique · FTM · 1er de série · Point d'arrêt

Même acteur (MOE/EG) : Plan de synthèse · Codification · Suivi des émissions