GESPRO

GESPRO : ce que le MOE doit savoir sur cette plateforme pour ne pas laisser circuler des documents hors circuit — et perdre la traçabilité des situations et des FTM

"Transmettre via GESPRO", "déposer sur GESPRO", "remis au Maître d'Œuvre via la plateforme GESPRO pour le 22 de chaque mois." GESPRO n'est pas qu'une GED : c'est la plateforme qui gère à la fois les documents techniques, les situations financières et les fiches de travaux modificatifs. Si une entreprise envoie sa situation par mail plutôt que par GESPRO, le paiement peut être décalé d'un mois.

1. Définition métier + erreur fréquente

GESPRO est une plateforme numérique de gestion de projet et de chantier qui centralise les échanges documentaires, les situations de travaux, les fiches de travaux modificatifs et les visas dans une interface unique. Contrairement à une GED pure (qui se concentre sur la gestion des plans et des visas), GESPRO intègre également le suivi financier (situations mensuelles, validation des FTM, diffusion des avenants).

Dans ce CR, GESPRO est utilisé comme canal exclusif pour : la remise des situations (le 22 de chaque mois), la diffusion des FTM validées (ex : "FTM 04_002 diffusée sur GESPRO"), le dépôt des plans d'exécution pour visa, et la transmission des documents techniques par les entreprises. Le non-respect de ce canal a une conséquence contractuelle explicite : "tout défaut ou retard dans la remise d'un état de situation exposerait l'entreprise à voir son paiement décalé d'un mois."

Beaucoup pensent que GESPRO est simplement un outil parmi d'autres pour partager des fichiers — en réalité, dans les marchés qui l'imposent, GESPRO est le canal contractuel de référence. Un document soumis par mail ou clé USB au lieu de GESPRO peut être considéré comme non transmis.

2. Contexte d'apparition

Dans un compte rendu de chantier — mentions récurrentes dans les généralités (règles d'usage) et dans chaque rubrique de lot. Dans ce CR :

"Les états de situations devront être établis en cumulés et décomposés de manière identique à la D.P.G.F. Ils devront être remis au Maître d'Œuvre via la plateforme GESPRO pour le 22 de chaque mois, au plus tard."
"Les plans d'exécution devront être déposés sur GESPRO pour contrôle ou visa au minimum 2 semaines avant tout début d'exécution."
"FTM 04_002 — validée par MOA, diffusée sur GESPRO."

3. Comment lire cette mention dans le CR

Si vous lisez "Transmettre via GESPRO" → c'est une obligation contractuelle. Vérifiez que l'entreprise a bien accès à la plateforme et sait comment y déposer le document.

Si vous lisez "à déposer sur GESPRO" en statut RAPPEL → l'entreprise n'a pas utilisé la plateforme. Alertez-la : si la situation mensuelle n'est pas sur GESPRO avant le 22, son paiement sera décalé d'un mois.

Si un document est reçu par mail hors GESPRO → demandez le redépôt sur la plateforme avant de traiter la demande.

4. Qui fait quoi

5. Ce que ça change en pratique

Un MOE qui impose et contrôle rigoureusement l'usage de GESPRO peut tracer tous les échanges contractuels et démontrer les retards de transmission en cas de litige. Un MOE qui tolère les transmissions parallèles (mail, clé USB) perd la traçabilité unique et s'expose à des contestations sur les dates de remise.

Scénario d'échec : l'entreprise CVC remet sa situation par mail le 22 car elle n'a pas accès à GESPRO depuis une semaine. Le MOE l'accepte "pour cette fois". En juillet, l'entreprise réclame un retard de paiement. Sans dépôt GESPRO, la date de transmission est contestable.

6. Exemple de formulation réelle

"Ils devront être remis via la plateforme GESPRO pour le 22 de chaque mois. Tout défaut ou retard dans la remise exposerait l'entreprise à voir son paiement décalé d'un mois."

"FTM 04_002 — validée par MOA, diffusée sur GESPRO."

7. Points de vigilance

• GESPRO n'est pas une GED générique : c'est une plateforme contractuelle avec conséquences financières si non utilisée.

• L'accès doit être ouvert dès la notification du marché, pas au démarrage des travaux.

• Les sous-traitants doivent également avoir accès si leurs documents sont visés dans le circuit.

• Un plan déposé mais non encore visé n'est pas autorisé à être mis en œuvre.

• D'autres plateformes (Procore, AXELOR, ePLAN) ont le même fonctionnement : le principe est identique, le nom change.

8. À ne pas confondre

9. Termes liés

Même phase (exécution) : GED · VISA · Situation de travaux · FTM · Plans d'exécution

Même acteur (MOE/MO) : Circuit de validation · Compte prorata · DPGF